4 популярные ошибки РСВ: как избежать

Никому не хочется получить отказ в принятии отчета РСВ. Ведь это значит потратить время на расшифровку сложных формул из протокола, перепроверить сотрудников пофамильно и подогнать копейки в разных разделах отчета. Еще хуже не успеть разобраться вовремя, а значит заплатить штраф. Эффективнее заранее понимать «как госорганы проверяют отчеты», и находить ошибки раньше них.

Что вы узнаете

Что проверят в РСВ

Стаж и пенсионные взносы сотрудников строго контролируются налоговой и ПФР. Для этого каждый работодатель сдает 3 отчета:

1. СЗВ-М: ежемесячно, здесь указаны персданные всех сотрудников, с которыми в отчетном месяце действуют договоры (трудовые или ГПХ). Причем независимо, производились ли начисления и выплаты по ним.
2. РСВ-1: ежеквартально, в нем указаны суммы начисленных взносов в целом по компании и индивидуально по каждому работнику.
3. СЗВ-Стаж: ежегодно, здесь проставляют периоды работы, отпусков, болезней по каждому сотруднику.

Для всех 3-х отчетов госорганы разработали огромное количество контрольных соотношений. В них отчеты обязаны сходиться:

• Между разделами. Например, в РСВ сумма взносов в целом по компании из раздела 1 совпадает с суммой по каждой фамилии из раздела 3.
• Нарастающим итогом. Например, в РСВ сумма взносов за полугодие = взносы из РСВ за 1 квартал + взносы за апрель + май + июнь.
• С учетом корректировок. Например, в случае корректировки за март, РСВ за 9 месяцев = взносы за 1 квартал + корректировка РСВ за 1 квартал + взносы за 2 квартал + взносы за 3 квартал.
• Между отчетами. Например, сотрудник проработал в компании только в мае, значит, он должен быть в отчетах СЗВ-М только за май, в РСВ за 2 квартал и СЗВ-Стаж за год.

Мало того, что контрольных соотношений несколько тысяч, они должны сходиться с максимальной точностью: по суммам взносов — до копейки, по периодам стажа — до дня, по ФИО — до буквы.

Как и когда проверят

РСВ в налоговой

Налоговая проверяет отчет РСВ сразу в момент приемки. Причем сравнивают не только суммы и сотрудников внутри сдаваемого отчета, но и сопоставляют с отчетами за прошлые периоды. Если показатели не сойдутся — отправляют отрицательный протокол. Отчет в этом случае считается непредставленным, как будто вы его вовсе не сдавали, и грозит штрафом до 30% от суммы отчета.

СЗВ + РСВ в Пенсионном

Пенсионный контролирует СЗВ в два этапа. В момент отправки отчеты СЗВ-М и СЗВ-Стаж проверяют только на совпадение ФИО и СНИЛС со списком всех физлиц, который есть у ПФР. Следующим этапом СЗВ-М сверяют с другими отчетами:

1. Ежеквартально — с РСВ
   Налоговая передает отчеты РСВ в Пенсионный после каждой отчетной компании. Если «забыть» сотрудника в пенсионном отчете, его все равно «найдут» в налоговом и наоборот.
2. Ежегодно — с отчетом СЗВ-Стаж
   Пенсионный сталкивает данные по каждому ФИО — если у сотрудника есть хотя бы день стажа в каком-то месяце, значит, он должен быть в отчете СЗВ-М за этот месяц.

ПФР вышлет требование исправить отчет с ошибкой, если обнаружат нестыковки. Даже если сделать корректировку, скорее всего, оштрафуют. Зачастую исправление считают новым отчетом, который не сдали вовремя.

Самые частые ошибки РСВ и их проверка

Пример: Сидорову Е. А. пересчитали отпускные за март, т. к. в отпуске он заболел, но больничный принес только в августе. Сдали корректировку за 1 квартал. Сразу после корректировки отправили отчет за 9 месяцев, не исправляя отчет за полугодие.

Как проверять
При отправке текущего отчета убедиться, что все корректировки за предыдущие периоды приняты госорганом.
Если исправляете несколько отчетных периодов — дождаться принятия более ранней корректировки, и только после этого отправлять отчет за следующий период.

Пример: зарплату считают в программе по простой формуле «зарплата за месяц х % взноса ПФР». Расчет в каждом месяцем будет отличаться +/- несколько копеек от расчета нарастающим итогом, по которому проверяет контрольные соотношения ФНС.

Как проверять
Сверить отчет с расчетом взносов по формуле нарастающим итогом: взносы за февраль = (зарплата за январь + зарплата за февраль) х % взноса ПФР — взносы за январь.
Взносы таким способом контролировать вручную трудоемко. Можно проверить выборочно по нескольким сотрудникам или уточнить у разработчика своей программы, по какой формуле считаются взносы за месяц.

Пример: Иванова С. А. сменила фамилию на Петрову в апреле. По ней нашли ошибку в зарплате за февраль и сдали корректирующий отчет РСВ за 1 квартал, где указали уже новую фамилию. ФНС проверяет совпадение СНИЛС и ФИО, поэтому будет считать, что вы добавили в корректировку нового сотрудника.

Как проверять
В корректировке РСВ за период до замужества/развода сотрудницы нужно указывать ее прежнюю фамилию, если она была в первоначальном отчете.

Пример1: Сидорову Е. А. обнаружили ошибку в расчете и пересчитали отпускные за прошлый период, в результате общий доход за весь год стал больше 1,5 млн. Значит, в текущем периоде нужно считать взносы ПФР с его зарплаты по ставке 10%.

Пример2: С зарплаты Ивановой С. А. 20 000 рублей начисляли взносы в Excel в размере 22%. На доходы больше МРОТ применяется ставка ПФР 10%, т. к. есть льгота для малых и средних предприятий. Необновленные бухгалтерские программы также не учитывают изменения в законе о льготах.

Как проверять
Превышение предельной базы не увидеть по отчетности — в РСВ нет нарастающего итога с начала года по каждому ФИО отдельно. Для проверки постройте расчетную ведомость за отчетный период и проконтролируйте ставку по сотрудникам с доходом более 1 465 000 рублей с начала года.

Памятка для проверки зарплатных отчетов

Проверить зарплатные отчеты перед сдачей проще и быстрее, чем расшифровывать протокол и готовить корректировки. Перед отправкой убедитесь:

• ФИО и СНИЛС всех сотрудников совпадают в отчетах РСВ, СЗВ-М, и СЗВ-Стаж.
• ФИО сотрудника совпадает в корректировке и в первичном отчете.
• Взносы ПФР начисляются по ставке 10% на доходы свыше 1 465 000 рублей в год или с доходов больше МРОТ в месяц, если компания относится к малым или средним предприятиям.
• Внесены исправления в отчеты всех кварталов до текущего периода, если исправляли сумму зарплаты и взносов задним числом.

Сотрудников мало? Можете проверять вручную по чек-листу. В компании постоянная кадровая движуха и сдали уже несколько корректировок в прошлых кварталах? Безопаснее подключить автосверку своей отчетности;) Ведь контрольные соотношения в Пенсионном и налоговой тоже проверяются в автоматическом режиме.

Комплексная проверка РСВ и СЗВ

Суперсверка проверит «как ФНС и ПФР» и покажет, что исправить

В СБИС не нужно проверять РСВ, он сам контролирует все соотношения перед отправкой. Суперсверка работает как проверки «госорганов»: находит расхождения не только внутри РСВ, но и между отчетами за разные периоды и сопоставляет с данными отчетов СЗВ. И в отличие от протокола ФНС, сообщает ошибки заранее и доступным языком. По отчету Суперсверки сразу понятно, где и что исправить.

Результаты сверки отчетов СБИС соберет на одном экране. Вы сразу увидите, кого забыли включить в отчет, кто сменил фамилию и чья сумма взносов отличается на 2 копейки.

Кстати, Суперсверка умеет сопоставлять 6-НДФЛ с данными вашего банка, налоговой выписки и запрашивать сверку по налогам автоматически. А компаниям на общем режиме пригодится возможность сервиса сверять НДС с отчетами контрагентов.

Ошибки в расчете по страховым взносам

Ошибки и промахи возможны в любом отчетном документе. Не является исключением и расчет по страховым взносам. Детально рассмотрим, как исправляются различного рода просчеты.

Классификация ошибок в РСВ

Зачастую проблемы возникают еще при формировании отчета в программе 1С. К примеру, не выгружается нулевой расчет по страховым взносам, выдавая ремарку о незаполнении 3-го раздела. Подобные ошибки – просто итог невнимательности бухгалтера, в этом разделе следует очистить все незаполняемые поля формы и протестировать файл. Однако мы рассматриваем не особенности построения отчета, а причины отказа ИФНС в его приеме — возвращаемся к этому вопросу.

Налоговиками разработаны коды ошибок, встречающихся при составлении отчета:

Первые цифры кода ошибки

Нарушен порядок подачи отчетности

Неверно указано название файла отчета

Отчетом не пройден форматный контроль

Отчет не прошел логический контроль

Данными отчета не пройдена проверка по справочникам

Уделим максимум внимания коду 040, поскольку большинство интересующих страхователей неточностей объединены под этим шифром.

Расчет по страховым взносам: код ошибки 0400500003

Уведомление из ИФНС с подобным кодом ошибки говорит о том, что персональные сведения по отдельным сотрудникам не соответствуют данным базы ФНС либо отсутствуют в ней, но при этом несоответствий в суммах взносов не выявлено. Если инспектор указывает только этот шифр ошибки, значит, исправления необходимо внести в третий раздел формы. В приложении к уведомлению ИФНС перечисляет лиц, по данным которых установлены персонифицированные несоответствия (СНИЛС, ФИО, паспорт) и предлагает уточнить их. Что делать страхователю при получении этого документа?

Если ИФНС не принимает Расчет по страховым взносам, а его составитель уверен в правильности указания данных, стоит отправить инспектору копию СЗВ-М с отметкой ПФР или письмо, подтверждающее правдивость представленных сведений, подтвердив их приложенными копиями удостоверяющих личность документов.

Если же составителем РСВ указаны неверные персональные данные, то ему предстоит подать уточненный вариант отчета, иначе страховые взносы этих сотрудников не попадут на их лицевые счета. После выяснения достоверных сведений страхователь составляет уточненный расчет, исправив данные подраздела 3.1 и 3.2.

Пример 1.

Налоговая не принимает Расчет по страховым взносам — не найден СНИЛС в базе ИФНС. Бухгалтер установил причину – информация по вновь принятому работнику подана достоверно, но пока не имеется в ресурсе налоговой. Бухгалтеру необходимо письменно подтвердить достоверность представленной информации в ИФНС, приложив к письму копию СНИЛС, уточненный расчет при этом подавать не надо.

Пример 2.

Сотрудник изменил фамилию, а бухгалтер указал устаревшие сведения в РСВ за 9 месяцев 2018. Установив допущенную неточность, он подает корректировочную форму, в которой вносит изменения в подраздел 3.1 и 3.2, но, так как величины доходов и начисленных взносов в первом экземпляре абсолютно верны, другие исправления в отчет не вносятся.

Ошибка 0400400011 в расчете по страховым взносам

Уведомление ИФНС о наличии в отчете ошибки 0400400011 свидетельствует о том, что в нем нарушено равенство показателей суммы отчислений, т. е. данные первого и третьего разделов не совпадают. Привести к подобной ошибке, в частности, могут следующие ситуации:

Имеются расхождения между ФИО и СНИЛС, указанных в 3-м разделе;

Совпадения номера СНИЛСа у нескольких сотрудников;

Некорректное отображение отчетных данных (ошибочно внесены отрицательные значения, либо с расхождением в несколько копеек);

В расчете по страховым взносам нет уплаты;

ПФР не передал необходимую информацию для проверки данных в ФНС.

При наличии ошибки 0400400011 подача корректировочной формы обязательна. Для исправления неточности и восстановления равенства между контрольными цифрами обоих разделов, необходимо сначала найти причину, поскольку детали несоответствия налоговики обычно не сообщают. Поэтому придется:

Проверить персональные данные, отраженные в 3-м разделе на достоверность, для чего можно воспользоваться «Личным кабинетом» юрлица или ИП на ]]> сайте ]]> ФНС;

Сравнить величины сводных данных 1-го раздела с суммами в 3-м разделе вплоть до копейки (погрешность в округлении может стать причиной отказа в приеме отчета). Ошибка 0400400011 может возникнуть по разным причинам, но чаще всего становится следствием статистических несовпадений отчетных значений с разницей в несколько копеек. Бухгалтеру следует проявить недюжинную внимательность, чтобы определить несовпадения и избавиться от ошибки (лучше задействовать специальные сервисы для проверки корректности на сайте ФНС: « ]]> TESTER ]]> », « ]]> Налогоплательщик ЮЛ ]]> »).

При обнаружении суммарного несоответствия, необходимо:

удостовериться в правильности подсчетов сумм 1-го раздела;

проверить, все ли сотрудники включены в 3-й раздел расчета;

проверить правильность расчета взносов персонально по каждому работнику, а также все ли выплаты учтены в отчете.

После внесения исправлений проверенный уточненный отчет представляют в ИФНС. Таким образом, подача корректировок является обязательной при выявлении неправильных или неполных сведений, переданных в инспекцию, а также при обнаружении ошибки, повлекшей искажение суммы взносов к уплате.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.